21/01/22

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Brasília, DF
En. Superior


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Escolaridade:
Local de trab:


 
GIZ

Assistente Administrativo (a) NADM

  
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Principais Tarefas

• Elaborar contratos de consultorias/prestação de serviço: análise de termos de referência, cotações, tomadas de preços, licitações, acompanhamento de contratos, verificação de pendências/inconsistências; realizar o arquivo físico e digital do setor etc.
• Organizar viagens: verificar, reservar e preparar a documentação de passagens aéreas e terrestres individuais e para grupos, nacionais e internacionais; reservas nacionais e internacionais de hotéis, preparar documentação e realizar a prestação de contas de viagem; verificar e solucionar as pendências/inconsistências; organizar as informações do setor etc.;
• Organizar eventos, seminários, reuniões, oficinas: pesquisas de melhores preços de locais, provedores, atualizar cadastro de fornecedores, realizar contratos de fornecedores, efetuar toda a documentação para as contratações; acompanhar o evento; assessorar os projetos na logística do evento, realizar o processo de pagamento do evento; verificação de pendências/inconsistências; preparar o arquivo físico e digital do setor; etc.;
• Organizar e acompanhar aquisições: compras de matérias de consumo, equipamentos, móveis; realizar pesquisas de melhores preços e fornecedores, atualizar cadastro de fornecedores, preparar a documentação para pagamento da aquisição, realizar e atualizar inventário dos projetos; realizar o arquivo físico e digital do setor e etc.
• Preenchimento e conferência dos carimbos contábeis da GIZ, revisor das regras e normas da GIZ; acompanhamento de pendências; acompanhamento das cartas de orientações e acompanhamento nas auditorias internas; realizar o arquivo físico e digital do setor e etc;
• Apoiar na atualização do Manual Operacional da GIZ-Brasil e auxiliar na inserção de informações na Lista de Observações da Agência e Núcleo Administrativo
• Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme orientações do superior.


Condições, Qualificação, Experiência e Conhecimentos adicionais

• Formação superior completo, em Administração, Turismo, Hotelaria, Comércio Exterior, Relações Internacionais ou áreas correlatas;
• Experiência em atendimento ao público e rotinas administrativas;
• Conhecimento de rotinas administrativas envolvendo logística;
• Domínio completo do pacote MS-Office;
• Conhecimentos da língua inglesa ou espanhola, obrigatório e da língua alemã, será um diferencial.
• Motivação de trabalhar em grupo, com iniciativa e dinamismo;
• Flexibilidade em reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
• Boa comunicação, organização, agilidade, proatividade, dedicação, responsável, detalhista e comprometido.


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