Recepção e atendimento ao público: processo de cotação "abertura de
propostas financeiras"; organização logística de materiais de moderação para
os eventos realizados pelos projetos; gestão de controle das linhas telefônicas,
de celular particulares do contrato com a operadora de todos os colaboradores;
realizar as pesquisas de satisfação para atividades realizadas pelo NADM;
apoio na preparação e arquivo do quadro de delegações de poderes dos
projetos;
• Elaborar contratos de consultorias/prestação de serviço: análise de termos de
referência, cotações, tomadas de preços, licitações, acompanhamento de
contratos, verificação de pendências/inconsistências; realizar o arquivo físico e
digital do setor etc.
• Organizar viagens: verificar, reservar e preparar a documentação de passagens
aéreas e terrestres individuais e para grupos, nacionais e internacionais;
reservas nacionais e internacionais de hotéis, preparar documentação e realizar
a prestação de contas de viagem; verificar e solucionar as
pendências/inconsistências; organizar as informações do setor etc.;
• Organizar eventos, seminários, reuniões, oficinas: pesquisas de melhores
preços de locais, provedores, atualizar cadastro de fornecedores, realizar
contratos de fornecedores, efetuar toda a documentação para as contratações;
acompanhar o evento; assessorar os projetos na logística do evento, realizar o
processo de pagamento do evento; verificação de pendências/inconsistências;
preparar o arquivo físico e digital do setor; etc.;
• Organizar e acompanhar aquisições: compras de matérias de consumo,
equipamentos, móveis; realizar pesquisas de melhores preços e fornecedores,
atualizar cadastro de fornecedores, preparar a documentação para pagamento
da aquisição, realizar e atualizar inventário dos projetos; realizar o arquivo físico
e digital do setor etc.
• Preenchimento e conferência dos carimbos contábeis da GIZ, revisor das regras
e normas da GIZ; acompanhamento de pendências; acompanhamento das
cartas de orientações e acompanhamento nas auditorias internas;
• Apoiar na atualização do Manual Operacional da GIZ-Brasil e auxiliar na
inserção de informações na Lista de Observações da Agência e Núcleo
Administrativo;
• Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme
orientações do superior.
Condições, Qualificação, Experiência e Conhecimentos adicionais
• Formação superior completa, em Administração, Logística, Economia,
Comércio Exterior, Relações Internacionais ou áreas correlatas;
• Experiência mínima comprovada de 3 anos em atendimento ao público e
rotinas administrativas;
• Conhecimento de rotinas administrativas envolvendo logística;
• Domínio completo do pacote MS-Office;
• Conhecimentos da língua inglesa ou espanhola, obrigatório e da língua
alemã, será um diferencial;
• Motivação de trabalhar em grupo, com iniciativa e dinamismo;
• Flexibilidade em reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
• Boa comunicação, organização, agilidade, proatividade, dedicação,
responsável, detalhista e comprometimento

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